Panduan Lengkap SPSE v5: Transformasi Digital Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 2026

Memasuki tahun 2026, ekosistem pengadaan barang/jasa pemerintah Indonesia resmi memasuki era baru melalui Transformasi Digital Pengadaan. Sistem SPSE 4.5 telah dinonaktifkan untuk paket pengadaan baru dan digantikan sepenuhnya oleh SPSE v5. Seluruh paket pengadaan kini diakses melalui satu pintu terintegrasi di pengadaan.inaproc.id/spse.

Berikut adalah rangkuman komprehensif dari paparan sosialisasi SPSE v5 yang diselenggarakan oleh Kedeputian Bidang Transformasi Pengadaan Digital LKPP.

1. Perjalanan Transformasi Digital Pengadaan

Sebelum memahami SPSE v5, penting untuk melihat perjalanan transformasi digital pengadaan nasional yang telah dibangun sejak dua dekade lalu:

• 2006 – Pemusatan e-announcement
• 2008 – Implementasi SiRUP & Portal terdistribusi
• 2012 – Implementasi e-Katalog
• 2013 – Implementasi SiKaP
• 2015–2018 – Implementasi SPSE terintegrasi dengan berbagai sistem pemerintahan
• 2023 – Piloting SPSE v5 dimulai
• 2026 – Penonaktifan SPSE 4.5 & peluncuran resmi SPSE v5

Catatan Penting: SPSE 4.5 kini hanya digunakan untuk keperluan audit dan menyelesaikan paket pengadaan yang sudah berjalan sebelum masa transisi. Seluruh paket pengadaan baru wajib diproses melalui SPSE v5.

2. Empat Pilar Utama Pembaruan SPSE v5

SPSE v5 membawa empat perubahan fundamental yang menjadi tulang punggung transformasi sistem pengadaan:

1. Manajemen Akun INAPROC Terpusat – Penggantian SiKaP menjadi Manajemen Penyedia berbasis SSO.
2. Integrasi Penuh APENDO – Aplikasi penawaran menyatu di dalam SPSE.
3. Manajemen Penyedia (VMS) – Menggantikan SiKaP dengan ekosistem data yang lebih kaya.
4. Pembayaran PNBP via Payment Outside System (PoS) – Mekanisme penagihan baru sesuai PMK 93/2025.

3. Manajemen Akun INAPROC: Single Sign-On (SSO)

Akun INAPROC kini menjadi kunci tunggal (SSO) untuk mengakses seluruh sistem pengadaan pemerintah, termasuk SPSE, Katalog, Manajemen Penyedia, dan platform lainnya. Proses registrasi dirancang lebih ketat dengan verifikasi bertingkat.

3.1. Tahapan Registrasi Akun (10 Langkah)

1. Input Email Pribadi – Wajib menggunakan email pribadi, bukan email perusahaan atau instansi.
2. Konfirmasi Kepemilikan Email – Sistem mengirim tautan verifikasi (berlaku 5 menit, satu kali pakai).
3. Verifikasi Nomor Telepon – Input nomor telepon aktif + kode OTP. Dilarang menggunakan nomor milik orang lain.
4. Pembuatan Username Pribadi – Wajib username pribadi, bukan nama perusahaan/instansi.
5. Verifikasi NIK via Privy ID – NIK harus sesuai dengan pemilik email/nomor telepon yang telah diverifikasi.
6. Validasi NIK di OSS – Khusus penyedia, NIK harus terdaftar sebagai pemilik usaha atau pemegang saham pada data OSS.
7. Pengajuan Akses – Memilih peran sebagai Non-Penyedia (PPK, Pokja, dll) atau Penyedia.
8. Verifikasi oleh Admin Pengguna – Admin instansi memverifikasi dalam maksimal 1×24 jam.
9. Pembuatan Kata Sandi – Password aman untuk login.
10. Penyelesaian Registrasi Penyedia – Input NIB, pilih tipe (Pemilik Perusahaan/Staf Perusahaan), lengkapi dokumen.

3.2. Verifikasi Data Perusahaan (Otomatis dari OSS, AHU, & DJP)

Setelah NIB diinput, sistem akan menarik data secara otomatis dari tiga sumber resmi pemerintah:

• OSS (Online Single Submission): Bentuk usaha, skala usaha (UMK/Non-UMK), KBLI, nama perusahaan, NPWP perusahaan.
• AHU (Kemenkumham): Akta pendirian, akta perubahan terakhir, nomor pengesahan, nama notaris, beneficial ownership.
• DJP (Direktorat Jenderal Pajak): Status PKP/Non-PKP perusahaan.

3.3. Dokumen yang Wajib Diunggah Penyedia

1. NIB (Nomor Induk Berusaha) – format PDF, maks 2 MB.
2. Surat PKP / Surat Pernyataan Non-PKP – format PDF, maks 2 MB.
3. Foto NPWP – format JPEG/PNG, maks 2 MB.

Peringatan Daftar Hitam: Jika NPWP yang tercantum pada NIB masuk dalam Daftar Hitam, maka pengguna tidak dapat melanjutkan proses registrasi. Pengguna dapat mengajukan banding pencabutan daftar hitam melalui pusat bantuan.

3.4. Alamat Perusahaan & Alamat Pengiriman

Penyedia wajib melengkapi:

• Label alamat (rumah/apartemen/kantor)
• Email & nomor telepon perusahaan
• Alamat lengkap (provinsi, kota, kecamatan, kelurahan, kode pos)
• Alamat pengiriman (jika berbeda dengan alamat utama)

3.5. Manajemen Akses & Pokja Pemilihan

Setelah login, pengguna dapat mengakses menu Manajemen Akses → Pilih Platform untuk masuk ke SPSE, Katalog, VMS, atau platform lainnya.

Fitur unggulan untuk PPK/PA:

• Manajemen Pokja Pemilihan Terpusat – Pembuatan, pengeditan, dan pengelolaan grup Pokja dalam satu dasbor.
• Informasi lengkap: Nama Pokja, Nomor SK, Tahun, Jumlah Anggota, Kota/Provinsi, Status (Aktif/Tidak Aktif).
• Kemudahan penugasan anggota Pokja per paket pemilihan.

4. VMS (Vendor Management System) Menggantikan SiKaP

Pada sistem lama, penyedia menginput data kualifikasi di SiKaP. Pada SPSE v5, seluruh informasi perusahaan diinput melalui Account INAPROC dan Sistem Manajemen Penyedia (VMS) dengan empat komponen utama:

4.1. Sertifikat Izin Usaha

• Memuat daftar dokumen legalitas: SBU, Sertifikat Standar, dan perizinan lain yang masih berlaku.
• Terintegrasi langsung dengan sistem OSS.
• Informasi jenis usaha, tanggal berlaku, tanggal berakhir, instansi penerbit.

4.2. Sumber Daya Manusia

• Daftar tenaga kerja: identitas pribadi, nomor paspor, informasi kepegawaian.
• Data administratif & kepesertaan (No. Jamsostek, BPJS, dll).
• Dokumen pendukung seperti Curriculum Vitae (CV).

4.3. Pengalaman

• Riwayat kontrak sebagai bukti kapabilitas & rekam jejak perusahaan.
• Mencakup pengadaan melalui Negosiasi, Minikom, Tender, Non-Tender, dan Katalog.
• Detail: nomor kontrak, nilai kontrak, tanggal serah terima, bidang pengalaman, SBU, merek produk.
• Digunakan dalam proses evaluasi kualifikasi pada tender cepat.

4.4. Peralatan

• Daftar peralatan yang dimiliki/dikuasai penyedia.
• Terintegrasi dengan sistem SIJKT.
• Detail: nama, merek, tahun pembuatan, kondisi, kapasitas, jumlah, nomor peralatan, status kepemilikan, bukti kepemilikan, lokasi.

5. APENDO Terintegrasi Penuh di Dalam SPSE

Kabar baik bagi para penyedia: Aplikasi APENDO tidak perlu diinstal secara terpisah lagi! Fitur penawaran dokumen kini sudah native (menyatu) di dalam SPSE v5 melalui empat tahapan:

5.1. Tahap 1 – Administrasi & Teknis

• Upload dokumen administrasi (Surat Pengajuan, dll).
• Upload dokumen teknis (spesifikasi, brosur, gambar, metode pelaksanaan).

5.2. Tahap 2 – Penawaran Harga

• Unduh template Excel yang disediakan sistem.
• Isi rincian penawaran harga (jenis barang/jasa, satuan, volume, harga satuan, pajak, total).
• Field PDN (Produk Dalam Negeri):
  • Jika hanya 1 baris → input persentase PDN.
  • Jika lebih dari 1 baris → checklist PDN di masing-masing baris.
• Upload dokumen tambahan (rincian harga/daftar kuantitas) – bisa lebih dari 1 file.

5.3. Tahap 3 – Enkripsi & Upload

• Sistem melakukan enkripsi otomatis seluruh dokumen.
• Menghasilkan kode hash SHA-256 untuk setiap file dan file .zip arsip.
• Bukti upload menampilkan: nama objek, jumlah file, total ukuran, hash SHA-256 arsip, hash per file.

5.4. Tahap 4 – Surat Penawaran & TTE

• Sistem membuat Surat Penawaran otomatis berdasarkan data yang diinput.
• Penyedia melakukan Tanda Tangan Elektronik (TTE) melalui Privy.
• Verifikasi menggunakan OTP yang dikirim ke nomor terdaftar.
• Biaya TTE: Rp3.088 per transaksi.
• Masa berlaku penawaran: 60 hari kalender (default).

6. Keamanan Dokumen: Anti-Virus & Anti-Modifikasi

SPSE v5 menghadirkan sistem keamanan berlapis pada tahap pembukaan dokumen penawaran oleh Pokja:

6.1. Mekanisme Keamanan

1. Scan Virus Otomatis – Sistem memindai seluruh file sebelum Pokja dapat mengunduh.
2. Cek Integritas Hash – Memastikan file tidak dimodifikasi sejak diunggah.
3. Filter Tampilan Pokja – Pokja dapat memfilter berdasarkan status: Semua, Terdeteksi Virus, Terdeteksi Modifikasi.

6.2. Konsekuensi File Bermasalah

PERINGATAN KRITIS: File yang terindikasi bervirus atau termodifikasi:

• Tidak dapat diunduh oleh Pokja.
• Status penawaran otomatis berubah menjadi "Dokumen Tidak Valid".
• Penyedia langsung DIGUGURKAN dalam evaluasi penawaran.
• Pokja tetap wajib menginput alasan gugur pada tahap evaluasi.

6.3. Dasar Hukum

• Revisi Perlem LKPP No. 12 Tahun 2021 – telah diajukan untuk mengatur kasus file bervirus/termodifikasi.
• Surat Direktur Sistem Pengadaan Digital – diterbitkan khusus untuk masa piloting SPSE v5.

7. Mekanisme PNBP: Payment Outside System (PoS)

Merujuk pada PMK 93/2025, SPSE v5 menerapkan mekanisme penagihan PNBP di luar sistem (PoS). Berikut adalah rincian lengkapnya.

7.1. Tarif PNBP Berdasarkan Nilai Kontrak

Pengecualian UMKM: Pelaku Usaha Mikro dan Kecil (UMK) dikecualikan dari tarif PNBP jika total transaksi ≤ Rp15.000.000/tahun anggaran.

7.2. Alur Lengkap Pembayaran PoS

A. Peran PPK (Pejabat Pembuat Komitmen)

1. Selesaikan kontrak terlebih dahulu – status kontrak harus siap untuk penagihan PNBP.
2. Konfirmasi PoS – klik "Ya, Lanjutkan" setelah menyetujui 6 poin pernyataan tanggung jawab.
3. Isi Nilai Pajak (DPP) – yang dihitung PNBP hanya nilai Dasar Pengenaan Pajak.
4. Unggah Bukti Pembayaran – dapat berupa BAST, SP2D, Invoice, Bukti Transfer, Adendum/BAPP, atau dokumen lain yang sesuai aturan PBJ.
5. Tanggal pembayaran dapat bersifat backdate (sesuai tanggal realisasi pembayaran di luar sistem).
6. Konfirmasi & Ajukan – PPK bertanggung jawab atas dokumentasi dan proses PBJ.

B. Peran Penyedia

1. Terima notifikasi – via lonceng VMS dan email.
2. Review dokumen – penyedia dapat melihat file yang diunggah PPK melalui tautan "Lihat Dokumen".
3. Konfirmasi dalam 7 hari kalender – pilih Setuju atau Tolak.
   • Jika Setuju atau tidak merespons > 7 hari → status kontrak berubah menjadi "Disetujui".
   • Jika Tolak → penyedia wajib menuliskan alasan jelas, status kontrak kembali ke "Pilih", PPK menerima notifikasi penolakan via email.
4. Terima notifikasi cara pembayaran PNBP – setelah status "Disetujui".
5. Bayar PNBP dalam 30 hari – sistem mengirim pengingat di hari ke-0, ke-14, dan ke-30.

7.3. Sanksi Keterlambatan Pembayaran PNBP

• Jika penyedia gagal membayar dalam 30 hari, akun akan dikenakan Penangguhan Sementara (email informasi dikirim pada hari ke-31).
• Pemulihan akun berlaku maksimal H+1 (hari kerja) setelah pembayaran PNBP diterima.
• Sanksi ini merujuk pada Surat Pemberitahuan No. 10688/D.2.3/05/2025 tentang Proses Lebih Lanjut atas Pembayaran Katalog Elektronik Versi 6.

Catatan Khusus Masa Piloting: Seluruh paket pekerjaan selama masa piloting SPSE v5 saat ini TIDAK dikenakan PNBP. Mekanisme PoS diperkenalkan sebagai persiapan sebelum pemberlakuan penuh.

8. Penutup: Ekosistem Pengadaan yang Terintegrasi

Transformasi SPSE v5 merupakan langkah nyata Kedeputian Bidang Transformasi Pengadaan Digital LKPP untuk menciptakan ekosistem pengadaan yang:

• Terintegrasi – satu akun untuk semua platform pengadaan nasional.
• Aman – proteksi berlapis dengan enkripsi SHA-256, scan virus, dan deteksi modifikasi.
• Akuntabel – data perusahaan terverifikasi melalui OSS, AHU, DJP, dan Privy ID.
• Efisien – APENDO menyatu di dalam SPSE, memangkas kompleksitas instalasi.
• Transparan – mekanisme PNBP yang jelas dengan tarif berjenjang sesuai PMK 93/2025.

Pastikan akun INAPROC Anda telah diperbarui, data VMS telah dilengkapi, dan pemahaman atas mekanisme PoS telah dikuasai sebelum mengikuti paket pengadaan di SPSE v5.

9. Link SPSE v5 : https://pengadaan.inaproc.id/spse

Sumber: Paparan Sosialisasi SPSE v5 – Kedeputian Bidang Transformasi Pengadaan Digital, LKPP, 07 September 2026.